Política de privacidad

1. Nuestro papel en cada tratamiento

Faktelio distingue entre los datos que utiliza para gestionar su relación con las personas usuarias y los datos que trata por cuenta de estas para prestar el servicio de facturación.

• Como responsable del tratamiento: gestionamos los datos de registro, contacto, contratación, soporte y seguridad necesarios para administrar su cuenta y nuestra relación con usted.
• Como encargado del tratamiento: tratamos los datos personales de sus clientes, contactos y documentos de facturación siguiendo sus instrucciones. Usted, o la entidad por cuya cuenta utiliza el servicio, es el responsable de esos tratamientos.

Esta política describe principalmente los tratamientos de los que somos responsables. El tratamiento de datos por cuenta de nuestros clientes se regula en el contrato de encargo del artículo 28 del RGPD, que debe formalizarse antes de comenzar dicho tratamiento, incluidos sus anexos de seguridad, proveedores, conservación y devolución o supresión.

2. Responsable y contacto

JOMINICOL SPAIN SL , NIF B37582483, con domicilio en C/ José Luis Sert 7, 37187 Aldeatejada, es titular de Faktelio.

Para consultas sobre privacidad y ejercicio de derechos: faktelio@faktelio.com.

Registro, acceso y gestión de la cuenta

Tratamos datos de identificación y contacto, credenciales de acceso, información de autenticación y datos de la empresa necesarios para gestionar el alta y prestar el servicio. La base jurídica es la ejecución del contrato o las medidas precontractuales solicitadas por usted. Si actúa como representante de una entidad, tratamos sus datos profesionales de contacto para mantener la relación con esa entidad sobre la base de nuestro interés legítimo.

Los datos necesarios se identificarán en cada formulario. Si no facilita los imprescindibles, no podremos crear la cuenta o prestar la función solicitada. Los datos opcionales no condicionan el acceso.

Facturación y remisión de registros a la AEAT

Para elaborar sus documentos y registros de facturación tratamos los datos fiscales y los datos de destinatarios que usted incorpora. Respecto de los datos personales contenidos en esos documentos, actuamos por su cuenta conforme al contrato de encargo; corresponde al responsable determinar su base jurídica y las obligaciones fiscales aplicables.

Cuando la remisión a la Agencia Tributaria esté habilitada y dispongamos de la representación o autorización necesaria, trataremos los registros y evidencias de autorización siguiendo sus instrucciones. La contratación del servicio no sustituye los requisitos de representación ante la AEAT.

Soporte y atención de consultas

Tratamos su contacto, el contenido de la consulta y los datos técnicos estrictamente necesarios para atenderla. La base jurídica es la ejecución del contrato o las medidas precontractuales solicitadas. El acceso a datos de sus clientes para resolver incidencias queda sujeto al contrato de encargo y a las restricciones de acceso del servicio.

Seguridad y prevención de abusos

Tratamos registros de acceso y actividad, direcciones IP e información técnica necesaria para detectar accesos no autorizados, incidentes y usos abusivos. La base jurídica es nuestro interés legítimo en proteger el servicio y los datos, aplicando medidas de minimización y ponderación. Puede oponerse por motivos relacionados con su situación particular.

Cobro de suscripciones

Cuando estén activos los planes de pago, trataremos los datos de contratación, facturación y estado de los pagos para gestionar la suscripción y cumplir nuestras obligaciones contables y fiscales. Las bases jurídicas son la ejecución del contrato y el cumplimiento de obligaciones legales. Antes de utilizar un proveedor de pagos informaremos de su identidad y de los datos y funciones que le correspondan.

Cookies y medición del sitio público

En el estado descrito en nuestra política de cookies: https://www.faktelio.com/legal/cookies/, únicamente se utilizan cookies técnicas: Google Analytics está desactivado y no están instalados Meta Pixel ni Google Ads. Antes de activar tecnologías opcionales, actualizaremos la información y solicitaremos su consentimiento. Rechazarlas no impide navegar ni contratar.

Comunicaciones comerciales

Podremos enviarle novedades, ofertas e información comercial sobre Faktelio cuando las solicite o autorice expresamente. El consentimiento será voluntario y separado de la contratación; no aceptar publicidad no impedirá utilizar el servicio.

Si existe una relación contractual previa, podremos enviar comunicaciones electrónicas sobre productos o servicios propios similares a los contratados únicamente cuando concurran todos los requisitos del artículo 21.2 de la Ley 34/2002, hayamos obtenido lícitamente sus datos de contacto y se haya ofrecido una posibilidad sencilla y gratuita de oposición al recogerlos y en cada envío. Cuando proceda esta excepción, la base jurídica del tratamiento será nuestro interés legítimo en mantener la relación comercial, previa ponderación de sus derechos y expectativas.

Ser profesional o autónomo, o tener un correo publicado en Internet, no autoriza por sí solo el envío de publicidad electrónica. No utilizaremos los datos de sus clientes para enviarles publicidad propia.

Podrá retirar su consentimiento u oponerse en cualquier momento mediante el enlace de baja de cada comunicación o escribiendo a faktelio@faktelio.com. La retirada no afecta a la licitud del tratamiento anterior. Los mensajes necesarios de seguridad, funcionamiento o gestión contractual no son publicidad y podrán seguir enviándose cuando sean necesarios.

4. Categorías especiales y autorización ante la AEAT

El servicio no está diseñado para solicitar datos biométricos ni categorías especiales del artículo 9 del RGPD. Evite introducir información sensible innecesaria en conceptos de facturas, adjuntos o solicitudes de soporte. Si su actividad exige incluirla, deberá determinar previamente su legitimación y las medidas aplicables con arreglo al contrato de encargo.

Cuando sea necesario un trámite de autorización en la Sede electrónica de la AEAT, la identificación se realiza ante esa Administración mediante los medios que admita. No debe facilitarnos sus claves, PIN ni credenciales personales. Trataremos únicamente las evidencias de representación necesarias para la remisión autorizada.

5. Conservación y finalización del servicio

Conservamos los datos de cuenta mientras sea necesaria la relación contractual. Después, se suprimen o, cuando corresponda, se bloquean durante los plazos aplicables para atender obligaciones legales y responsabilidades. Los datos de soporte y seguridad se conservan solo durante el tiempo necesario para su finalidad y para resolver incidencias o reclamaciones.

Los documentos de nuestra propia facturación se conservan durante los plazos legales aplicables; con carácter general, la documentación mercantil está sujeta al plazo de seis años previsto en el artículo 30 del Código de Comercio, sin perjuicio de obligaciones especiales, procedimientos o plazos superiores que resulten aplicables.

Sus facturas y registros: su obligación de conservación como emisor no supone una conservación indefinida por Faktelio. Durante el servicio preservamos su integridad. Al finalizar, su devolución, exportación, supresión o conservación justificada se realizará conforme al contrato de encargo y a las normas aplicables. Solo mantendremos datos después cuando exista una obligación legal aplicable a Faktelio u otra cobertura válida definida en ese contrato.

Las correcciones de documentos emitidos se realizan mediante los procedimientos fiscales que correspondan, preservando los registros que deban mantenerse. Borrar una ficha de cliente no elimina automáticamente sus facturas. La excepción a la supresión del artículo 17.3.b del RGPD se aplica cuando exista una obligación legal concreta; no permite mantener todos los datos indefinidamente.

Los contactos, preferencias y otros datos no sujetos a conservación podrán suprimirse cuando dejen de ser necesarios. Las solicitudes de baja publicitaria podrán dejar una evidencia mínima para evitar nuevos envíos y acreditar su cumplimiento.

6. Proveedores y otros destinatarios

El acceso se limita a personal autorizado y proveedores necesarios para infraestructura, comunicaciones y, cuando se active, cobro de suscripciones. Cloudflare es el proveedor de infraestructura previsto y Scaleway el de correo transaccional. Stripe está previsto para el cobro cuando esta función esté operativa. Su utilización efectiva y el alcance del acceso deben corresponder a la información actualizada de proveedores y subencargados: https://www.faktelio.com/legal/subencargados/.

Cuando un proveedor trate datos por nuestra cuenta, deberá estar sujeto al contrato de encargo correspondiente. Algunos servicios, como los de pago, pueden tratar determinados datos como responsables independientes para cumplir obligaciones propias; su papel se informará al habilitarse.

La AEAT recibe los registros cuya remisión nos encargue cuando la función y la representación estén habilitadas. También podrán recibir datos las administraciones, juzgados y otras autoridades cuando una norma o requerimiento válido lo exija.

Google Analytics, Google Ads y Meta no se presentan como destinatarios activos de navegación en este estado del sitio. Su eventual incorporación requerirá información previa y el consentimiento correspondiente.

7. Transferencias internacionales

Priorizamos opciones de tratamiento en el Espacio Económico Europeo. La ubicación europea del almacenamiento no garantiza, por sí sola, que no existan accesos o tratamientos desde otros países.

Antes de permitir una transferencia internacional deben identificarse su destinatario, país y fundamento: una decisión de adecuación de la Comisión Europea o, cuando proceda, garantías del artículo 46 del RGPD, incluidas cláusulas contractuales tipo y las medidas complementarias necesarias. Puede solicitar información y una copia de las garantías aplicables, con las limitaciones necesarias para proteger información confidencial, en faktelio@faktelio.com.

La relación de proveedores debe identificar los destinos y mecanismos efectivos de los servicios utilizados. No se activará un proveedor sin documentar las garantías que resulten necesarias. El consentimiento para cookies no sustituye los requisitos legales de una transferencia internacional.

8. Sus derechos

Puede solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y, cuando proceda, portabilidad y oposición. También puede retirar el consentimiento en cualquier momento. Para oponerse a publicidad no necesita justificar su decisión.

Escriba a faktelio@faktelio.com. Solo pediremos información adicional proporcionada para comprobar su identidad si existen dudas razonables; no se exige sistemáticamente una copia del documento de identidad.

Responderemos normalmente en un mes desde la recepción. Si la complejidad o el número de solicitudes exige ampliar el plazo, podremos hacerlo hasta dos meses adicionales y le informaremos dentro del primer mes. Si no procede atender una solicitud, explicaremos el motivo.

Si la solicitud se refiere a datos que tratamos por cuenta de un cliente, deberá dirigirse a ese responsable; si la recibimos nosotros, la trasladaremos y colaboraremos conforme al contrato de encargo. Los límites de conservación se aplicarán solo en la medida legalmente justificada.

Puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (https://www.aepd.es/).

9. Decisiones automatizadas

No adoptamos decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre usted o le afecten significativamente de modo similar. Si se incorporan tratamientos de ese tipo, informaremos previamente de sus características y garantías.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, incluyendo controles de autenticación y acceso, separación de los datos de las cuentas, protección de credenciales, trazabilidad de operaciones y procedimientos de copia y recuperación. Las contraseñas deben almacenarse mediante funciones de derivación seguras, no en texto claro; Argon2 es una función de hash, no un cifrado reversible.

Estas medidas se revisan según la evolución del servicio. Los detalles y compromisos relativos al tratamiento por cuenta de clientes se recogen en el contrato de encargo y su anexo de seguridad.

11. Cambios de esta política

Actualizaremos esta política cuando cambien los tratamientos o los requisitos aplicables. Comunicaremos los cambios relevantes por medios adecuados y solicitaremos un nuevo consentimiento cuando sea necesario. Publicar una nueva política no activa por sí solo tratamientos opcionales.