Cómo se hace cada cosa en Faktelio

1. En faktelio.com pulsa «Crear cuenta gratis», o entra directamente en app.faktelio.com/registro.
2. Escribe tu email y una contraseña de al menos 12 caracteres. No hacen falta mayúsculas ni símbolos: lo que protege es la longitud.
3. Pulsa «Crear cuenta».
4. Abre el correo que te llega (mira también en spam). El enlace caduca en 7 días.
5. En la página que se abre pulsa «Confirmar mi email». Ya puedes entrar con tu email y tu contraseña.

Si llegaste desde /precios/ con un plan de pago elegido, al entrar irás directamente a contratarlo.

1. La primera vez que entras, Faktelio te pide el «Nombre de la organización».
2. Escribe cómo quieres llamar a tu espacio de trabajo, por ejemplo el nombre de tu negocio. No sale en las facturas: los datos fiscales se piden después.
3. Pulsa «Crear organización».

1. Después de crear la organización se abre «Tres pasos antes de empezar». Están en este orden porque cada uno necesita el anterior.
2. Paso 1, «Datos fiscales»: quién factura (razón social o nombre, NIF y domicilio fiscal). Pulsa «Guardar y continuar». Tarda un minuto.
3. Paso 2, «Autorización»: nos autorizas en la Sede de la Agencia Tributaria para enviar tus facturas en tu nombre. Es gratis y se hace una vez. Los pasos están más abajo, en «Autorizar a Faktelio ante la Agencia Tributaria».
4. Paso 3, «Verificación en dos pasos»: un código de tu móvil al entrar. Mira «Activar la verificación en dos pasos».
5. Al terminar, pulsa «Revisar y confirmar mis datos»: es una casilla y un botón, y sin ella no se puede emitir.

Puedes pulsar «Seguir más tarde» y trabajar con clientes, productos y presupuestos. Hasta que completes los tres pasos no podrás emitir facturas. Lo que falte sigue apareciendo en la campana de avisos y en Configuración › Primeros pasos.

1. Entra en app.faktelio.com, escribe tu email y tu contraseña y pulsa «Entrar».
2. Si tienes activada la verificación en dos pasos, escribe el código de 6 cifras de tu app de autenticación y pulsa «Verificar».
3. Para salir, pulsa «Cerrar sesión» al pie del menú lateral, o en Configuración › Mi cuenta.

1. En la pantalla de entrar pulsa «He olvidado mi contraseña».
2. Escribe tu email y pulsa «Enviar enlace». El enlace caduca en 1 hora; mira también en spam.
3. Abre el enlace, escribe la contraseña nueva y pulsa «Guardar contraseña».

Al cambiar la contraseña se cierran todas tus sesiones abiertas, en todos tus dispositivos. Vuelve a entrar con la nueva.

1. En el ordenador, el menú de la izquierda tiene Inicio, Presupuestos, Facturas, Compras, Clientes, Productos, Oportunidades, Tareas e Informes fiscales; y debajo, en «Preferencias», Configuración y Soporte.
2. En el móvil, la barra de abajo tiene Inicio, Presupuestos, el botón «+» para crear una factura nueva, Facturas y «Más», donde está el resto.
3. Para buscar un cliente, producto, presupuesto o factura, escribe en el buscador de arriba. Desde cualquier pantalla puedes saltar a él con Ctrl+K (Cmd+K en Mac).
4. La campana de «Avisos» te dice lo que tienes pendiente: datos fiscales sin confirmar, la autorización, presupuestos esperando respuesta, facturas por enviar a la Agencia Tributaria o límites del plan. Cada aviso lleva un botón que te lleva a resolverlo.

1. En Windows o en Mac, abre faktelio.com en Microsoft Edge o Google Chrome y pulsa «Descarga la aplicación de escritorio». Si ya trabajas con Faktelio, lo tienes también en Configuración › Mi cuenta.
2. Pulsa «Instalar Faktelio», o el icono de instalar que aparece a la derecha de la barra de direcciones, y confirma en la ventana del navegador. Faktelio se abre en su propia ventana y queda en el menú Inicio y en la barra de tareas (en Mac, en el Dock y en Launchpad).
3. Si todavía no tienes cuenta, créala desde la ventana de Faktelio con «Crear una cuenta». El correo de confirmación se abre en el navegador, no en la aplicación: confirma tu email allí y vuelve a la ventana de Faktelio para entrar.
4. Para tenerla siempre a mano en Windows: en Edge, en la ventana que aparece al terminar de instalar, marca el acceso directo en el escritorio y anclarla a la barra de tareas; si quieres, marca también que se abra al iniciar sesión en el ordenador. En Chrome, si no aparece en el escritorio, abre chrome://apps, pulsa con el botón derecho en Faktelio, elige «Crear accesos directos» y marca «Escritorio».
5. En un Mac con Safari, abre el menú «Archivo» y elige «Añadir al Dock».

No se descarga ningún instalador: el navegador instala la misma Faktelio, con tus datos en tu cuenta, y se actualiza sola. Para quitarla, desinstálala como cualquier aplicación o desde el menú de su ventana. La que se añade al Dock desde Safari no comparte la sesión con el navegador: la primera vez entra con tu email y tu contraseña dentro de ella.

1. Ve a Configuración › Datos fiscales. Para editarlos hace falta tener activada la verificación en dos pasos, y solo puede hacerlo la persona propietaria de la organización.
2. En «Quién factura» escribe la razón social (o tu nombre y apellidos si eres autónomo), elige el «Tipo de identificación» y escribe el número.
3. Responde si llevas los libros de IVA en el SII. Casi ningún autónomo ni pyme lo está; si lo estás, la ley te obliga a usar un sistema del SII y Faktelio no puede emitir tus facturas.
4. En «Domicilio fiscal» rellena la dirección, el código postal, el municipio y la provincia.
5. En «Tu fiscalidad» puedes indicar si tu actividad es profesional o empresarial. Solo sirve para sugerirte la retención de IRPF en los presupuestos; si no lo tienes claro, déjalo sin indicar.
6. Pulsa «Guardar».
7. En «Confirmar los datos» marca «He revisado que los datos son correctos» y pulsa «Confirmar datos fiscales».

Cada factura emitida guarda una copia congelada de estos datos: si los cambias después, las facturas ya emitidas no cambian, y tendrás que volver a confirmarlos. El NIF ya no se puede cambiar cuando has emitido facturas con él; si tu empresa tiene un NIF nuevo, escríbenos.

1. En Configuración › Datos fiscales, baja hasta «Datos que salen en tus documentos».
2. Rellena lo que quieras que vea tu cliente: «Email de contacto», «Teléfono de contacto», «Forma de pago habitual» e «IBAN para recibir los pagos».
3. En «Pie de tus documentos» puedes escribir un texto libre, por ejemplo la información de protección de datos.
4. Pulsa «Guardar». Estos datos son opcionales y cambiarlos no te obliga a volver a confirmar los datos fiscales.

Del IBAN comprobamos que está bien escrito (su dígito de control), no que la cuenta sea tuya.

1. Ve a Configuración › Autorización AEAT y pulsa «Empezar» (o «Empezar la autorización» en el asistente del alta). Necesitas Cl@ve, DNI electrónico o un certificado digital, y tienen que ser de la persona titular de la empresa.
2. Pulsa «Abrir el alta de poder en la Agencia Tributaria» e identifícate.
3. En «NIF del Apoderado» pon el que te muestra Faktelio en sus pasos: es el de Jominicol Spain SL, la empresa de Faktelio. En el asistente del alta tienes un botón «Copiar» para no teclearlo mal.
4. Elige la fecha de fin (la Agencia Tributaria admite hasta cinco años) y en «Apoderamiento por absorbente» marca No.
5. En «Búsqueda por nombre de trámite» escribe FACTU y pulsa «Buscar». Marca los cuatro trámites de facturación que salen. El imprescindible es el de «Remisión y consulta de registros de facturación por servicio web»: sin él no podemos enviar nada.
6. Pulsa «Aceptar», arriba a la izquierda de la tabla. Si no lo pulsas, las casillas se pierden.
7. Revisa, marca la conformidad y pulsa «Firmar y Enviar». La Sede te da un justificante.
8. Vuelve a Faktelio y pulsa «Ya lo he hecho».

Nosotros lo comprobamos en la Sede, normalmente antes del final del siguiente día laborable, y te avisamos. Si prefieres que lo haga tu gestoría o hacerlo desde el móvil, usa «Enviar los pasos» para mandarlos por correo. No te pedimos tu certificado digital: con el apoderamiento enviamos con el nuestro, y lo retiras en la Sede cuando quieras.

1. Ve a Configuración › Autorización AEAT y pulsa «Retirar la autorización».
2. Revoca también el poder en el Registro de apoderamientos de la Sede de la Agencia Tributaria.

Las facturas que ya emitiste siguen siendo válidas, pero no podrás emitir más hasta que nos vuelvas a autorizar. Si cambias el NIF de tu empresa, también hay que autorizar de nuevo.

1. Instala en tu móvil una app de autenticación, por ejemplo Google Authenticator o Microsoft Authenticator. Es gratis.
2. En Faktelio ve a Configuración › Seguridad y pulsa «Activar».
3. En la app pulsa «+» y escanea el código QR. Si no puedes escanearlo, escribe a mano la clave que aparece debajo (botón «Copiar clave»).
4. Escribe el código de 6 cifras que muestra la app y pulsa «Confirmar y activar».
5. Apunta los códigos de recuperación en papel o en un gestor de contraseñas y pulsa «Ya los he guardado». Solo se ven una vez.

Los códigos de recuperación sirven para entrar si pierdes el móvil; cada uno vale una sola vez. Al activarla se cierran tus demás sesiones abiertas.

1. Ve a Configuración › Primeros pasos.
2. Verás cada paso como «Hecho» o «Pendiente». Pulsa «Completar» en el que te falte.

La serie de numeración de las facturas no se configura: la crea Faktelio al emitir la primera.

1. Ve a Clientes y pulsa «Nuevo cliente».
2. Escribe el «Nombre» con el que lo reconoces y, si quieres, la razón social.
3. En «Identificación fiscal» elige el tipo (NIF de persona, NIE, NIF de empresa…) y escribe el número. Si todavía no lo tienes, elige «Sin identificación (cliente provisional)».
4. Rellena lo que quieras de email, teléfono, dirección y notas. Todo es opcional.
5. En «¿Te practica retención de IRPF?» elige Sí si es una empresa o un profesional, No si es un particular, o «No lo sé todavía».
6. Pulsa «Guardar».

Un cliente sin NIF sirve para presupuestos, pero para emitirle una factura hará falta su NIF. Por ahora solo se puede facturar a clientes con identificación fiscal española.

1. Abre la ficha del cliente.
2. Pulsa «Comprobar NIF y nombre en la AEAT» o «Comprobar si la empresa está de alta». Se abre la Sede de la Agencia Tributaria, donde entras con tu Cl@ve, certificado o DNI electrónico.

Faktelio solo comprueba que el formato del NIF es correcto; que el número corresponde a ese nombre lo confirma la Agencia Tributaria.

1. Abre la ficha del cliente desde Clientes, cambia lo que necesites y pulsa «Guardar».
2. Para quitarlo de la lista de activos sin borrarlo, pulsa «Archivar». Lo encuentras luego en «Archivados».
3. Para borrarlo, pulsa «Eliminar» y luego «Sí, eliminar». Solo se puede si no tiene facturas emitidas.

En Free, un cliente archivado sigue ocupando su plaza. Para liberar una plaza hay que eliminar un cliente sin facturas.

1. Ve a Productos y pulsa «Nuevo producto».
2. Escribe un «Código» corto y único (por ejemplo HORA-01) y la «Descripción», que es el texto que saldrá en la línea del presupuesto.
3. Escribe el «Precio unitario sin IVA (€)», con coma para los decimales: 45,50.
4. En «IVA» elige «Con IVA» y el tipo (21 %, 10 %…). Elige «Exenta de IVA» o «No sujeta a IVA» solo si la ley lo dice, y entonces elige la causa.
5. Marca «Normalmente lleva retención de IRPF» si es un servicio profesional que suele llevarla. Es solo una sugerencia: se decide en cada documento.
6. Pulsa «Guardar».

1. En Productos, escribe en «Buscar por código o descripción».
2. Abre el producto, cambia lo que quieras y pulsa «Guardar». Los presupuestos ya hechos no cambian.
3. Pulsa «Desactivar» para que deje de salir al preparar presupuestos (lo recuperas en «Desactivados» con «Volver a activar»).
4. Pulsa «Eliminar» para borrarlo. Solo se puede si no está en ningún presupuesto.

Un producto desactivado sigue contando para el máximo de tu plan.

1. Ve a Configuración › Importar datos.
2. En «¿Qué quieres importar?» elige Clientes, Productos o, en Business, Proveedores.
3. Pulsa «Descargar la plantilla», copia tus datos en ella sin cambiar la primera fila (los nombres de las columnas) y guárdala. En Factura+ y Business también vale el Excel que saca tu programa anterior, tal cual.
4. Pulsa «Elegir el fichero (.xlsx o .csv)» y elige el tuyo. Si es un .xls antiguo, ábrelo en Excel y guárdalo como .xlsx.
5. En Factura+ y Business, revisa «Columnas»: Faktelio reconoce las que puede, y en las demás eliges qué dato es cada una, o «No importar».
6. Pulsa «Comprobar el fichero». En «Antes de importar» ves cuántas filas están bien, cuántas ya existían (se saltan) y cuántas tienen errores, con el motivo de cada una.
7. Pulsa «Importar» y no cierres la página hasta que termine.

Las filas con errores no se importan. En Factura+ y Business puedes pulsar «Descargar las filas con errores», corregirlas en el Excel y subirlas otra vez. Si la importación se corta a medias, vuelve a pulsar «Importar»: lo que ya entró no se duplica.

1. Ve a Configuración › Importar datos y elige «Facturas de otro programa». Está en Factura+ y Business.
2. Elige el Excel o CSV que saca tu programa, con una fila por factura y por tipo de IVA: si una factura tiene IVA del 21 % y del 10 %, son dos filas con el mismo número, y Faktelio las junta.
3. Revisa «Columnas» y pulsa «Comprobar el fichero».
4. Lee el aviso y marca «Lo entiendo: son una copia para consultar».
5. Pulsa «Importar» y espera a que termine.
6. Para verlas, ve a Facturas y pulsa «Facturas de otro programa» (el enlace sale cuando has importado alguna). También están en la ficha de cada cliente.

Son una copia para consultar: ya las registró y envió tu programa anterior. Faktelio no las envía a la Agencia Tributaria, no les pone código QR, no forman parte de tus registros VERI*FACTU y no se pueden modificar. Guarda también las originales, que son las que valen ante Hacienda, y desde ahora factura solo con Faktelio.

1. Ve a Configuración › Importar datos y baja hasta «Importaciones anteriores».
2. Pulsa «Deshacer» en la que quieras y confírmalo.

Se quita todo lo que creó esa importación. Lo que ya hayas usado en un presupuesto o una factura se queda, y los proveedores se archivan. Deshacer está en Factura+ y Business.

1. Ve a Presupuestos y pulsa «Nuevo presupuesto».
2. En «Cliente» escribe parte del nombre o del NIF y elígelo de la lista. Si no existe, créalo antes en Clientes.
3. Si quieres que caduque, pon la fecha en «Válido hasta». Si lo dejas vacío, no caduca solo.
4. Pulsa «Añadir línea». Elige un producto del catálogo o deja el campo vacío para escribir tú la descripción y el precio («Línea libre»).
5. Ajusta la «Cantidad», el «Precio unitario sin IVA (€)», el «Descuento» (en euros o en porcentaje) y el IVA de la línea. Repite con cada línea.
6. Si alguna línea lleva retención de IRPF, márcala en «Esta línea lleva retención de IRPF» y elige en «Retención aplicada» el 15 % o el 7 % (con su motivo). La aplicación te sugiere lo normal según tus datos y los del cliente, pero decides tú.
7. En «Notas para el cliente» escribe condiciones, plazos o forma de pago, si quieres.
8. Pulsa «Guardar borrador», o «Guardar y revisar el documento» para verlo tal como lo recibirá el cliente.

Los totales muestran la base, el IVA, la retención y lo que el cliente paga. La retención no cambia el total: se descuenta de lo que te paga el cliente.

1. En el presupuesto pulsa «Guardar y revisar el documento».
2. Pulsa «Imprimir o guardar en PDF» y, en la ventana del navegador, elige «Guardar como PDF» o tu impresora.
3. Pulsa «Volver al presupuesto» para seguir editándolo.

1. Para poder enviarlo, tus datos fiscales tienen que estar rellenos.
2. En el presupuesto pulsa «Enviar». Si todavía es un borrador, pulsa «Marcar como enviado y preparar el correo»: así el cliente recibe la copia congelada, la misma que queda guardada.
3. Pulsa «Compartir el PDF (WhatsApp, Telegram, correo…)» y elige la app en la ventana de compartir de tu móvil u ordenador: el PDF va adjunto. Si eliges el correo y no aparece el email del cliente, escríbelo.
4. Si ese botón no sale, o prefieres el correo web, escribe el «Email del cliente» si no lo tienes guardado y pulsa «Gmail», «Outlook / Hotmail» o «Programa de correo». El PDF se descarga: adjúntalo en el correo que se abre (arrástralo desde Descargas o usa el clip) y envíalo.
5. Para WhatsApp sin la ventana de compartir, pulsa «WhatsApp»: se abre el chat con el número de la ficha del cliente (o eliges el contacto) y el PDF se descarga para que lo adjuntes con el clip.

El mensaje sale de tu propia cuenta de correo o de WhatsApp: Faktelio no envía nada por ti. Si solo quieres marcarlo como enviado (porque lo entregas en mano, por ejemplo), pulsa «Marcar como enviado». Un presupuesto enviado ya no se edita: se duplica.

1. Abre el presupuesto enviado.
2. Pulsa «El cliente lo acepta» o «El cliente lo rechaza».

Un presupuesto aceptado aparece en «Pendientes de facturar» hasta que le hagas la factura. En Business, si tiene una oportunidad enlazada, la oportunidad cambia de etapa sola.

1. Para preparar otro igual o corregir uno enviado, ábrelo y pulsa «Duplicar en un borrador nuevo».
2. Para cancelarlo, pulsa «Cancelar el presupuesto», escribe el «Motivo de la cancelación» y confirma.

1. En Presupuestos usa «Filtrar por estado»: Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado, Caducado o Cancelado, o «Pendientes de facturar».
2. En Free, si tienes 5 presupuestos abiertos, libera un hueco: abre uno y márcalo como aceptado o rechazado, o cancela uno que ya no vaya a salir. Los caducados no cuentan.

El límite de 10 presupuestos al mes se reinicia cada mes; la fecha aparece encima de la lista.

1. Abre el presupuesto aceptado (en Presupuestos › «Pendientes de facturar»).
2. En «Facturar» pulsa «Crear factura».
3. Se abre un borrador de factura con el cliente, las líneas y la retención del presupuesto. Revísalo y emítelo como se explica en «Emitir una factura».

Cada presupuesto se factura una sola vez. Si te han pagado una parte por adelantado, en Business puedes facturar anticipos: mira «Anticipos».

1. Ve a Facturas y pulsa «Nuevo borrador» (en el móvil, el botón «+» de la barra de abajo).
2. Elige el cliente.
3. Escribe la «Descripción de la operación»: qué has vendido o qué trabajo has hecho. Si Faktelio te propone una a partir de las líneas, pulsa «Usar esta descripción».
4. Si el trabajo fue en otra fecha, pon la «Fecha de la operación». En «Vencimiento» Faktelio te propone 30 días; cámbialo o déjalo en blanco.
5. Añade las líneas igual que en un presupuesto: producto o línea libre, cantidad, precio, descuento, IVA y, si la hay, la retención de IRPF.
6. Pulsa «Guardar borrador».

1. Abre el borrador. En «Qué falta para emitirla» verás lo que impide emitir, con un botón para arreglarlo: datos fiscales sin confirmar, la autorización ante la Agencia Tributaria, el NIF del cliente, la descripción o la decisión sobre la retención.
2. Cuando no falte nada, pulsa «Emitir factura» y después «Sí, emitirla».
3. La factura recibe su número y se envía sola a la Agencia Tributaria en unos minutos. En la ficha verás «Registrada en la Agencia Tributaria» con su justificante (CSV) y el código QR.

Lo comprobamos antes de emitir para no gastar un número de factura en algo que no se puede enviar. Si el envío falla, lo reintentamos solos y te avisamos en la campana; tu factura sigue siendo válida.

1. Abre la factura emitida y pulsa «Ver la factura en PDF» para descargarla o imprimirla.
2. Para enviarla, pulsa «Enviar» y sigue los mismos pasos que con un presupuesto: «Compartir el PDF (WhatsApp, Telegram, correo…)», o «Gmail», «Outlook / Hotmail», «Programa de correo» o «WhatsApp».

Tu cliente puede comprobar la factura en la Agencia Tributaria escaneando el código QR que lleva.

1. Abre el borrador y pulsa «Descartar borrador».
2. Confirma con «Sí, descartarlo».

El borrador deja de contar en tu plan, pero no se borra: se conserva, como exige la Agencia Tributaria para los documentos previos a una factura.

1. Abre la factura emitida, despliega «Más acciones» y pulsa «Rectificar».
2. En «¿Qué pasó?» elige el motivo: un error en la factura, concurso de acreedores del cliente, deuda incobrable u otro motivo (descuento posterior, devolución…).
3. En «¿Cómo quieres corregirla?» elige «Por diferencias» si sabes cuánto sobra o falta (escribes solo la diferencia, por ejemplo −200), o «Por sustitución» si es más fácil escribir la factura correcta entera.
4. Pulsa «Preparar la rectificativa». Se abre un borrador enlazado con la factura original.
5. Ajusta las líneas y emítela como cualquier factura.

La factura original no cambia: sigue válida y con su número, y en su ficha verás sus rectificativas. Las rectificativas están en todos los planes.

1. Abre la factura, despliega «Más acciones» y pulsa «Anular la factura».
2. Escribe el «Motivo de la anulación».
3. Confirma con «Sí, anularla».

Anular es para una operación que no existió o una factura emitida por error. Si lo que está mal es el importe, no se anula: se hace una rectificativa. La factura anulada no se borra: conserva su número y se envía a la Agencia Tributaria un registro de anulación. No se puede anular mientras no haya llegado a la Agencia Tributaria ni si ya tiene rectificativas.

1. Ve a Facturas. Usa «Filtrar por estado»: Borrador, Emitida, Anulada, Descartado o Rectificada.
2. Pulsa cualquier factura para abrir su ficha.

Si llegas al máximo de borradores de tu plan, emite o descarta alguno para preparar otro.

1. Pulsa Inicio en el menú.
2. En «Resumen del negocio» ves los presupuestos creados este mes, los abiertos, tus productos, tus clientes y las facturas emitidas este mes y este año. En Free, cada cifra lleva su límite.
3. En «Presupuestos por estado» y «Últimos presupuestos» ves cuántos tienes enviados y aceptados, y abres cualquiera.
4. En Business, «Impuestos del trimestre» te da una estimación del IVA repercutido y las retenciones, y «Oportunidades abiertas» lo que tienes en marcha.

Los importes de presupuestos no son ingresos: eso lo dirán las facturas y los cobros.

1. Abre la factura emitida. En el bloque «Cobros» verás el «Total a cobrar», lo «Cobrado» y lo «Pendiente».
2. Pulsa «Apuntar un cobro».
3. Escribe el «Importe (€)» (con coma para los céntimos: 1250,50), la «Fecha en que te pagaron» y la «Forma de pago» (transferencia, tarjeta, efectivo, domiciliación, Bizum u otro).
4. Si quieres, añade una nota, como la referencia de la transferencia.
5. Pulsa «Apuntar cobro».

El total a cobrar es lo que te ingresa el cliente: el total menos la retención, más los suplidos si los hay. Puedes apuntar varios cobros parciales; la factura pasa a «Cobro parcial» y luego a «Cobrada».

1. En el bloque «Cobros» de la factura, pulsa «Anular» junto al cobro.
2. Escribe por qué lo anulas y pulsa «Anular el cobro».

El cobro anulado sigue en la lista para que quede constancia.

1. Ve a Facturas › «Cobros pendientes» (o pulsa «Ver cobros pendientes» en la lista de facturas).
2. En «Qué facturas ver» elige todo lo pendiente, solo las vencidas o las cobradas en parte. Puedes filtrar por cliente y por fechas.
3. En «Antigüedad de lo pendiente» ves cuánto llevas sin cobrar por tramos: sin vencer, de 1 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90.

Las facturas sin fecha de vencimiento no cuentan como vencidas. Pon el vencimiento al crear la factura para verlas en su tramo. Para recordarte reclamar un cobro, en la factura pulsa «Apuntar seguimiento del cobro» y te queda una tarea.

1. Abre el borrador de la factura y baja hasta «Suplidos».
2. Si tienes dudas de si tu gasto es un suplido, despliega «¿Qué es un suplido y cuándo puedo usarlo?».
3. Pulsa «Añadir suplido».
4. Escribe el «Concepto» y el «Importe (€)». Si quieres, a quién se pagó y la referencia del justificante.
5. Marca la casilla «Lo pagué en nombre y por cuenta de mi cliente, y tengo el justificante».
6. Guarda el borrador y emítelo como cualquier factura.

No son suplidos tus propios gastos para hacer el trabajo (desplazamientos, dietas, material): esos van como una línea normal, con IVA. Una factura admite hasta 20 suplidos. Las rectificativas y los anticipos no llevan suplidos. Si dudas, pregunta a tu gestoría antes de marcarlo.

1. Abre el presupuesto aceptado. En el bloque «Facturar» pulsa «Facturar un anticipo».
2. Elige «Un porcentaje del presupuesto» y escribe el porcentaje, o «Lo que te han pagado» y escribe el importe cobrado, IVA incluido.
3. Pon la «Fecha del cobro»: el día que te pagaron. No puede ser futura.
4. Pulsa «Preparar el borrador del anticipo». Se abre el borrador con las líneas del presupuesto en esa proporción.
5. Emítelo cuanto antes: el IVA se devenga el día que cobras. Si tu cliente es empresa o profesional, como tarde el día 15 del mes siguiente al cobro.

Puedes facturar varios anticipos con «Facturar otro anticipo», sin pasar del 100 % del presupuesto. Las líneas y el cliente de un anticipo no se cambian: para otro porcentaje, descarta el borrador y haz otro.

1. Abre el presupuesto y pulsa «Facturar el resto».
2. Se prepara la factura final con todas las líneas del presupuesto, descontando de cada tipo de IVA la base que ya facturaste en los anticipos.
3. Revísala y emítela.

Antes hay que emitir o descartar cualquier anticipo que siga en borrador. Si los anticipos ya suman el 100 %, no hay factura final.

1. Ve a Facturas y pulsa «Exportar para la gestoría».
2. En «Periodo» elige «Por trimestre» y el trimestre, o «Entre dos fechas» y las fechas (por fecha de expedición).
3. En «Formato» elige «Excel (hoja de cálculo)», «CSV» o «Libro registro de la AEAT (Excel)», el formato oficial del libro de facturas expedidas.
4. Pulsa «Descargar listado» para la hoja sola, o «Descargar con los PDF (ZIP)» para el listado y el PDF de cada factura.
5. Manda el archivo a tu gestoría.

El paquete ZIP incluye también las facturas de compra que hayas anotado en el periodo. Tiene un máximo de facturas por paquete: si tienes más, descárgalo por meses. En otros planes, cada factura se sigue descargando una a una desde su ficha.

1. Ve a Informes fiscales en el menú.
2. Elige el «Trimestre».
3. En «IVA repercutido» ves el IVA que has cobrado a tus clientes por cuenta de Hacienda, desglosado en «IVA repercutido por tipo».
4. En «IVA soportado en tus compras anotadas» ves el IVA que te han cobrado tus proveedores en las facturas de compra que has anotado ese trimestre, con su base y cuántas compras son. Debajo, en «Compras que forman el IVA soportado», abres cualquiera.
5. En «Retenciones de IRPF que te han hecho» ves lo que tus clientes han retenido.
6. En «Facturas que forman el IVA repercutido y las retenciones» ves de dónde sale cada número, y abres cualquiera.
7. En «Próximos plazos» ves las fechas de los modelos 303, 390 y, si eres persona física, 130.

Es una estimación informativa: no es el resultado de ninguna declaración y Faktelio no presenta nada ante la Agencia Tributaria. El IVA soportado no es lo que te puedes deducir: no todo el IVA de una compra se puede restar, solo cuentan las compras que has anotado, y cada una cuenta en el trimestre en que la anotas. Lo explica «¿Qué es el IVA soportado? Explicado sin tecnicismos», en la misma pantalla. Confírmalo con tu gestoría.

1. Ve a Configuración › Datos fiscales y baja hasta «Logotipo en tus facturas».
2. Pulsa «Elegir imagen» y elige un PNG o JPEG de hasta 500 KB.
3. Para verlo, descarga el PDF de cualquier factura que emitas desde ese momento.
4. Para quitarlo, pulsa «Quitar logotipo».

Cada factura emitida guarda el logotipo que tenías ese día: cambiarlo no cambia las que ya emitiste.

1. Ve a Oportunidades y pulsa «Nueva oportunidad». También puedes hacerlo desde la ficha de un cliente.
2. En «Qué quieres vender» escribe con tus palabras, por ejemplo «Reforma del baño».
3. En «Cliente» busca uno que ya tengas o escribe el nombre de uno nuevo: se crea al guardar, sin NIF.
4. Si quieres, añade el «Importe estimado» (orientativo, sin IVA), cuándo esperas cerrarla y notas.
5. Pulsa «Guardar».

1. En Oportunidades verás el tablero con una columna por etapa: Identificada, Cualificada, Presupuesto solicitado, Presupuesto enviado y Presupuesto aceptado, con cuántas hay y cuánto suman.
2. Abre la oportunidad y, en la barra de etapas de arriba, pulsa la etapa a la que quieres moverla.

Las etapas de presupuesto las marca el presupuesto enlazado: cuando lo envías o el cliente lo acepta, la oportunidad avanza sola. Con «Mostrar» ves las abiertas, las ganadas o las perdidas.

1. Abre la oportunidad. En «Cualificación con José» tienes cinco preguntas: «¿Encaja con lo que quiere gastar?», «¿Hablas con quien decide?», «¿Quiere decidir o empezar en menos de un mes?», «¿Eres el único al que ha pedido presupuesto?» y «¿Repite o viene recomendado?».
2. Responde cada una con «Sí», «No» o «No lo sé». Con tres respuestas, Faktelio calcula la «Probabilidad de éxito» y te dice debajo qué la sube y qué la baja.
3. Si la cualificación es alta y la oportunidad sigue en Identificada, José te propone pasarla a «Cualificada» con un botón.
4. En «La pista de José» verás lo que más subiría el porcentaje. Pulsa «Recordármelo» y se apunta como tarea de la oportunidad.
5. Si sabes algo que el cálculo no sabe, pulsa «Ajustar a mano», escribe un porcentaje de 0 a 100 y pulsa «Guardar porcentaje». Verás «Ajustado a mano»; para quitarlo, «Volver al cálculo».

El porcentaje es una guía, no una predicción. Parte del porcentaje de la etapa (Identificada 20 %, Cualificada 35 %, Presupuesto solicitado 45 %, Presupuesto enviado 55 % y Presupuesto aceptado 90 %) y cada respuesta lo mueve: «Sí» suma 5 puntos, «No lo sé» no cambia nada y «No» resta 5, hasta 25 arriba o abajo. Con menos de tres respuestas vale el de la etapa y se marca «Sin cualificar» o «Provisional». Si el presupuesto se rechaza, caduca o se cancela, baja como mucho al 10 %. La «Previsión» suma cada importe por su probabilidad, también los de las oportunidades sin cualificar. En el presupuesto que sale de una oportunidad ves su porcentaje y el botón «Ver la oportunidad».

1. Abre la oportunidad y pulsa «Crear presupuesto».
2. Se abre un presupuesto nuevo con el cliente puesto. Al guardarlo queda enlazado a la oportunidad.

1. Abre la oportunidad y pulsa «Marcar como ganada» o «Marcar como perdida».
2. Al ganarla, Faktelio te ofrece «Crear presupuesto». Si no lo necesitas, pulsa «No crear documento».
3. Para volver a trabajarla, pulsa «Reabrir». Para borrarla, «Eliminar» y «Sí, eliminar».

1. Ve a Tareas y pulsa «Nueva tarea».
2. Elige el «Tipo»: Tarea, Llamada, Reunión, Correo o Nota.
3. En «Qué hay que hacer» escríbelo con tus palabras, por ejemplo «Llamar a Marta por lo del baño».
4. Si quieres, pon la fecha y la hora, marca «Importante» y elige el cliente.
5. Pulsa «Guardar».

En «Pendientes» las tareas se agrupan en Vencidas, Hoy, Próximas y Sin fecha.

1. En Tareas pulsa «Apuntar lo que ya has hecho».
2. Elige el tipo (por ejemplo, Llamada), escribe en «Qué ha pasado» lo que hablasteis y pulsa «Guardar». Se guarda como hecha.

1. Pulsa la casilla de la tarea para darla por hecha. Si te equivocas, vuelve a pulsarla para devolverla a pendiente.
2. Pulsa «Editar» para cambiarla, o «Eliminar» y «Sí, eliminar» para borrarla.
3. En «Hechas» ves lo hecho en los últimos 90 días.

1. Abre la ficha y baja hasta «Tareas y actividades». Ahí ves su historial y creas tareas que quedan enlazadas.
2. En un presupuesto enviado, pulsa «Apuntar seguimiento» para acordarte de llamar por él.
3. En una factura emitida, pulsa «Apuntar seguimiento del cobro» para acordarte de reclamarla.

Cuando una factura queda cobrada y tiene tareas pendientes, Faktelio te pregunta si las marcas como hechas.

1. Ve a Compras › «Facturas recibidas» y pulsa «Anotar factura».
2. Si la factura lleva el QR de la Agencia Tributaria, pulsa «Leer el QR de una foto» y haz una foto o elige una imagen: rellenamos el NIF, el número y la fecha.
3. Elige el proveedor o, si es nuevo, escribe su NIF y su nombre: se da de alta solo.
4. Elige el «Tipo de factura»: la ordinaria o una de anticipo.
5. Escribe el «Número de su factura» y la «Fecha de la factura». Si quieres, el vencimiento, el concepto y la referencia de la obra.
6. En «Bases e IVA» escribe la base y la cuota tal como vienen, una línea por cada tipo de IVA («Añadir otro tipo de IVA»). Si la factura lleva retención de IRPF, elígela.
7. Si quieres, pulsa «Elegir foto o PDF» para guardar la factura (PDF, JPEG, PNG o WebP, hasta 25 MB). Desde el móvil puedes hacer la foto con la cámara.
8. Pulsa «Guardar». Faktelio le da un número de registro.

Una foto de una factura en papel es una copia para consultarla: el papel hay que guardarlo. El PDF que te envió el proveedor sí es el original. Su IVA sale en Informes fiscales, en «IVA soportado en tus compras anotadas», en el trimestre en que la anotas.

1. Abre la factura de compra (o pulsa «Apuntar pago» en su fila de la lista).
2. Pulsa «Apuntar un pago», escribe el importe, la «Fecha del pago» y la «Forma de pago», y pulsa «Apuntar pago».
3. En Compras › «Pagos pendientes» ves todo lo que te queda por pagar y lo vencido.

Un pago apuntado por error se anula con «Anular» y su motivo; sigue en la lista para que quede constancia.

1. Ve a Compras › «Proveedores», abre el proveedor y pulsa «Apuntar pago sin factura».
2. Escribe el importe, la fecha y la forma de pago. Si es el anticipo de un presupuesto suyo aceptado, elígelo. Pulsa «Apuntar pago».
3. Cuando te llegue la factura, pulsa «Anotar factura» y, en «Pagos que ya le hiciste», marca ese pago: queda asignado y el aviso se va.

Sin la factura no puedes deducir el IVA, por eso Faktelio te avisa de los pagos sin factura, y de los que van tarde a partir del día 16 del mes siguiente.

1. Ve a Compras › «Proveedores» y pulsa «Nuevo proveedor». Escribe su NIF y su nombre, y si quieres su correo y notas. Pulsa «Guardar proveedor».
2. Abre un proveedor para ver «Sus facturas» y «Todos sus pagos». Pulsa «Editar» para cambiar sus datos (el NIF no se cambia).
3. Pulsa «Archivar» para quitarlo de la lista; sus facturas y pagos se conservan. Lo recuperas en «Archivados» con «Recuperar».

1. Abre la compra y pulsa «Corregir» para cambiar lo que anotaste mal, y «Guardar corrección».
2. Para anularla, pulsa «Anular», escribe por qué y confirma con «Anular la compra». Si tiene pagos, anúlalos antes.

Anular no borra la compra: se queda con su número y su motivo.

1. Ve a Compras › «Presupuestos» y pulsa «Anotar presupuesto». Elige el proveedor, la fecha, las bases e IVA y, si quieres, el PDF o la foto. Pulsa «Guardar presupuesto».
2. Cuando lo confirmes con el proveedor, ábrelo y pulsa «Aceptar».
3. Cada vez que te facture una parte, pulsa «Anotar factura de este presupuesto». La ficha te dice lo facturado, lo pagado y lo que queda «Por facturar».
4. Si la obra terminó por menos de lo presupuestado, pulsa «Dar por terminado» (se puede deshacer). Si no sale adelante, «Cancelar presupuesto».

Un presupuesto de proveedor es una anotación para seguir la obra: no va al libro de facturas recibidas ni a la exportación para la gestoría.

1. Al crear tu organización empiezas con Business durante 30 días, gratis y sin tarjeta. Arriba de cada pantalla ves cuántos días te quedan y hasta qué día.
2. Si quieres seguir con un plan de pago, pulsa «Elegir plan» y contrata Factura+ o Business. Tu suscripción empieza el día que pagas y la prueba termina.
3. Si no eliges nada, al acabar la prueba pasas a Free, gratis y sin caducidad. No se te cobra nada.
4. Free admite 10 clientes. Si tienes más, ve a Configuración › Plan y pago, marca en «Tu cambio a Free» los que quieres mantener y pulsa «Guardar mi selección». Puedes cambiarla hasta el día del cambio.

Si no eliges clientes, se quedan los de actividad más reciente. Los demás no se borran: quedan archivados y vuelven si contratas un plan. Una semana antes del final te avisamos por correo.

1. En el menú lateral, en «Mejora tu plan», pulsa «Factura+» o «Business» (en el móvil está arriba del Inicio). También puedes ir a Configuración › Plan y pago.
2. La primera vez, rellena «Tus datos de facturación»: dónde está establecida tu actividad, si contratas como empresa o autónomo o como particular, el nombre o la razón social, la identificación fiscal y la dirección. Pulsa «Guardar mis datos».
3. Pulsa «Contratar Factura+» o «Contratar Business». Se abre la pantalla de pago segura, donde ves el precio con IVA antes de confirmar.
4. Paga con tu tarjeta. Al volver, Faktelio confirma el pago en menos de un minuto («Estamos confirmando tu pago») y tu plan cambia solo.

Por ahora solo se puede contratar con actividad establecida en la Península o Baleares. Si no completas el pago, no se cobra nada.

1. Ve a Configuración › Plan y pago y pulsa «Pasar a Business».
2. Se te cobra solo la diferencia que queda de periodo.

1. Ve a Configuración › Plan y pago.
2. Pulsa «Gestionar el pago». Se abre el portal de pago, donde gestionas tu forma de pago y tu suscripción.

En Plan y pago ves el «Estado» de la suscripción y hasta cuándo está cubierta.

1. Faktelio te avisa en la campana y en Inicio cuando te acercas a un límite.
2. Si llegas, la acción que lo supera se bloquea y te dice cómo liberar un hueco o cuándo se reinicia el límite. No se borra nada para hacer sitio.
3. Para quitar los límites de volumen, pasa a Factura+.

El espacio adicional aparece en /precios/ con su precio, pero todavía no se puede contratar. Cada plan trae un usuario; en Factura+ y Business puedes añadir más desde Configuración › Equipo.

1. Ve a Configuración › Equipo. Lo ven el propietario y quien tiene el rol «Administración».
2. En «Invitar a alguien», escribe su «Correo» y elige su «Rol». Debajo del rol ves lo que podrá hacer.
3. Pulsa «Enviar invitación». Le llega un correo con un enlace que caduca a los 7 días.

Una invitación pendiente ocupa un usuario hasta que se acepta o la revocas. En «Invitaciones pendientes» puedes pulsar «Reenviar» una vez, o «Revocar».

1. Abre el enlace del correo de la invitación.
2. Entra con el mismo correo al que te ha llegado. Si todavía no tienes cuenta, pulsa «Crear cuenta» con ese correo, confírmala y vuelve a abrir el enlace.
3. Entras en esa empresa con el rol que te dieron.

Si ya tenías tu propia empresa en Faktelio, no la pierdes: cambias de una a otra con el desplegable «Empresa» (lo explica «Cambiar de empresa», en Mi cuenta y soporte).

1. Ve a Configuración › Equipo. Cuando no te queda ningún usuario libre, aparece «Añadir un usuario a tu plan».
2. Púlsalo: ves el precio al año con IVA y que hoy solo se cobra la parte que queda hasta la renovación de tu plan.
3. Pulsa «Sí, añadir y pagar». Se cobra con la tarjeta de tu plan, y el usuario nuevo queda libre en cuanto se confirma el pago, normalmente en unos segundos. Ya puedes invitar a alguien.

Pueden hacerlo el propietario y quien tiene «Administración». Si tu banco pide confirmar el pago, hazlo desde Configuración › Plan y pago.

1. Ve a Configuración › Equipo. Cuando te queda algún usuario libre, aparece «Quitar un usuario libre de tu plan».
2. Púlsalo, lee el aviso y pulsa «Sí, quitarlo».

Se aplica en el momento y no se devuelve nada de lo ya pagado: la renovación cobrará uno menos. Solo se quita un usuario libre; si están todos ocupados, quita antes a alguien del equipo o revoca una invitación.

1. Ve a Configuración › Equipo, a «Personas con acceso».
2. Para cambiar el rol, elige el nuevo y pulsa «Cambiar rol».
3. Para quitarle, pulsa «Quitar del equipo» y confírmalo. Deja de poder entrar en el momento y su usuario queda libre. No se borra nada de lo que hizo.

Al propietario no se le cambia el rol ni se le quita. Quien tiene «Administración» no cambia ni quita a otro administrador, ni a sí mismo: eso lo hace el propietario.

1. Free es para una persona: el propietario sigue, y el resto del equipo se queda sin acceso. No se borra a nadie ni nada de lo que hicieron.
2. Si vuelves a Factura+ o Business, ve a Configuración › Equipo y pulsa «Devolver el acceso» junto a cada persona. Necesitas un usuario libre para cada una.

1. Ve a Configuración › Mi cuenta.
2. Ves tu organización, tu usuario, tu plan y «Lo que puedes hacer».
3. Si escribes a soporte, copia los «Datos para soporte»: nos ayudan a encontrar tu cuenta.

1. Si estás en más de una empresa, tienes el desplegable «Empresa» en el menú lateral, debajo de su nombre. En el móvil está en Configuración › Mi cuenta.
2. Elige la empresa y pulsa «Entrar en esta empresa».

Cada empresa tiene sus datos y tu rol en ella. Si en la que estabas te quitan el acceso, o pasa a Free, al entrar te lo dice y puedes cambiar a otra.

1. En la aplicación, abre Soporte (en el menú, dentro de «Preferencias»). Arriba tienes esta misma guía con un buscador: escribe lo que quieres hacer, por ejemplo «rectificar» o «logo», y te salen los pasos.
2. Desde esta web, para una duda rápida, pregunta al asistente de la esquina.
3. Para algo de tu cuenta, escríbenos a soporte@faktelio.com. El correo también está en Soporte, debajo de la guía.

En Soporte también está «Acerca de Faktelio», con la versión del sistema y su declaración responsable.

No. Una factura emitida no se edita: si hay un error, se corrige con una factura rectificativa, y si no debió emitirse, se anula. Las dos cosas están en «Más acciones», en la ficha de la factura.

En el borrador, el bloque «Qué falta para emitirla» te dice exactamente qué falta, con un botón para arreglarlo. Lo habitual: confirmar los datos fiscales, autorizarnos ante la Agencia Tributaria o añadir el NIF del cliente.

No. Con el botón «Enviar» se abre tu propio correo o WhatsApp con el PDF, y lo mandas tú desde tu cuenta.

No. Al emitir, Faktelio envía el registro VERI*FACTU a la Agencia Tributaria en tu nombre, gracias a la autorización que nos das una vez en su Sede.

Sí, desde un Excel o un CSV, en Configuración › Importar datos. En Free, clientes y productos con nuestra plantilla; en Factura+ y Business, también el Excel que saca tu programa anterior y tus facturas antiguas, que quedan como copia para consultar.

Todavía no: por ahora solo se emiten facturas a clientes con identificación fiscal española. Puedes guardarlo como cliente y hacerle presupuestos.

No. Nos autorizas una vez en la Sede de la Agencia Tributaria con tu Cl@ve, DNI electrónico o certificado, y enviamos tus facturas con nuestro propio certificado. El tuyo no sale de tu ordenador.